TIETOSUOJASELOSTE

LUOTU 13.8.2019 

 

Kerromme tässä rekisteri- ja tietosuojaselosteessa, miksi keräämme henkilötietoja, mihin tarkoituksiin niitä käytetään, kuka niitä käyttää ja miten voit pyytää poistamaan henkilötietosi.  
 
1. REKISTERIN PITÄJÄ 

KWilla Oy   

28100 PORI 
Y-tunnus 2843602-5 

 

2. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄ 
Kristiina Ilves, [email protected], p. 040-5190205 

 

3. REKISTERIN NIMI 

Asiakas- ja markkinointirekisteri 

 

4. HENKILÖTIETOJEN PERUSTE JA TARKOITUS  

Käytämme henkilötietojasi, jotta voimme täyttää lakisääteiset ja sopimusten mukaiset velvoitteemme ja jotta voimme tehdä sinulle tarjouksia sekä antaa neuvontaa ja palveluja. 

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkuus- tai sopimussuhteeseen, muuhun oikeutettuun perusteeseen tai rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen. Henkilötietoja voidaan käsitellä sopimus- tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen sekä yhteydenpitoon rekisteröidyn ja muun sopimussuhteen hoitamiseksi tarpeellisen tahon kanssa, uutiskirjeiden lähettämiseen, tiedottamiseen, tuotteiden ja palveluiden markkinointiin sekä markkina-analyysien tekemiseen ja toiminnan kehittämiseen. KWilla Oy:n asiakkaita voivat olla esim. yksityishenkilöt, yritykset tai yhdistykset.  

Asiakkaan antamat tiedot saattavat tapauskohtaisesti välittyä yhteistyökumppanille, jos asiakas valtuuttaa KWilla Oy:n tekemään puolestaan tarjouspyynnön. KWilla Oy:n yhteistyökumppaneita voi olla etenkin rautakaupat, kalustetoimittajat, kangaskaupat, valaisintoimittajat jne.   

 

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ 
Rekisteröidystä voidaan tallentaa nimi ja tarpeelliset yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, y-tunnus, asema organisaatiossa, syntymäaika tai henkilötunnus, tiedot asiakkaan tilaamista tuotteista ja palveluista sekä niiden toimittamiseen ja laskuttamiseen liittyvät tiedot. Lisäksi voidaan tallentaa rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn tai muun sopimussuhteen hoitamiseksi tarpeellisen tahon väliset viestit, kommentit ja aineistot (kuten valokuvat ja videot), suostumukset, kiellot ja asiakaspalautteet. 

Verkkopalveluiden käytöstä voidaan kerätä teknisesti tietoa, kuten IP-osoite, sijaintivaltio tai -kaupunki, käytetyt verkkopalvelut, käytetyn laitteen ja käyttöjärjestelmän tiedot, selaintyyppi, sekä ulkoiset sivustot, joista käyttäjä on saapunut tai joihin käyttäjä siirtyy rekisterinpitäjän verkkopalvelusta. 

Käytämme evästeitä ja muuta vastaavaa teknologiaa, jotta voimme toimittaa sinulle tuotteita ja palveluta, tarjota turvallisen verkkoympäristön, toteuttaa markkinointitoimia, mahdollistaa paremman asiakaskokemuksen verkossa, seurata verkkosivustomme analytiikkaa ja tarjota sinulle mahdollisimman kiinnostavaa sisältöä. Voit valita selaimesi asetuksista, hyväksytkö evästeiden käytön. Jos et hyväksy evästeiden käyttöä, voit käyttää KWilla Oy:n verkkosivustoja ja osaa palveluista, mutta tämä valinta voi rajoittaa merkittävästi sivuston ja palvelujen toiminnallisuutta. Lisätietoa evästeitä annetaan KWilla Oy:n verkkosivuilla. 

 

7. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET 
Rekisteriin tallennettavia tietoja saadaan rekisteröidyiltä itseltään, rekisteröidyn verkko- tai sähköisten palvelujen käytöstä teknisesti, julkista tietolähteistä tai julkisten yhteystietojen palveluntarjoajilta tai esim. kolmansien tahojen tarjoamista analyysipalveluista kuten Google Analytics.  

Pyrimme varmistamaan, että kaikki alihankkijamme ja yhteistyökumppanimme noudattavat EU:n GDPR-tietosuoja-asetusta ja muun lainsäädännön asettamia vaatimuksia.  

 

8. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN 
KWilla Oy:n rekisteritietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman asiakkaan suostumusta. Asiakkaan valtuuttaessaan KWilla Oy:n tekemään puolestaan esim. Tarjouspyynnön tai valvomaan projektiaan, asiakas ymmärtää ja hyväksyy, että kolmannen toimijan tarjoamien palvelupyyntöjen yhteydessä hänen henkilötietonsa voidaan välittää yhteistyökumppanille. Tällöin välitettäviä tietoja ovat:  

Nimi 
Sähköpostiosoite 
Puhelinnumero 
Osoitetiedot 

Laskutustiedot 

Edellä sanotun lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa lakien mukaisesti viranomaisille niin pyydettäessä. Rekisteri on tallennettu ja salasanasuojattu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin.  

 

9. HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN EU:N tai ETA:N ULKOPUOLELLE 
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos tietoja kuitenkin siirretään, huolehtii rekisterinpitäjä henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja käsittelystä lain edellyttämällä tavalla ja tarkistamalla, että kohdemaa täyttää EU:n komission vaatimat tietosuojakriteerit.  

 

10. TIETOJEN SÄILYTYS JA REKISTERIN SUOJAUS 
Kaikki henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä. Kaikkea pääsyä henkilötietoihin valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti. Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu 25.5.2018 alkaen noudatettavan EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. 

 

MANUAALINEN AINEISTO 

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja hävitetään, kun se on saatettu sähköiseen muotoon tai sitä ei enää tarvita. 

 

SÄHKÖINEN AINEISTO 

Sähköinen aineisto säilytetään asianmukaisesti suojattuna rekisterinpitäjän tiloissa tietokoneella tai tallenteella taikka asianmukaisesti suojattuna ulkopuolisella palvelimella tai palvelussa. 

Henkilötietojen käsittelyyn on oikeus niillä rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvilla henkilöillä tai harjoittelijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä suorittamiseen. Henkilökunta on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti, eettisesti ja salassapitovelvollisuuden sitomina.  

 

Rekisteritiedot on suojattu organisaation ulkopuolisilta teknisillä ratkaisuilla ja sovelluksilla. Luottamuksellisten tietojen, kuten pankki- ja luottokorttitietojen keräämisessä ja siirtämisessä käytetään SSL-suojattua yhteyttä. 

Rekisteritiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti ja varmuuskopioitujen tietojen palauttamismahdollisuus testataan. 

Rekisterinpitäjä ilmoittaa mahdollisista tietoturvaloukkauksista suoraan viranomaisille tai käyttäjälle voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. 

 

11. TARKISTUSOIKEUS 
Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi. Sinulla on myös oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta 

Pyrimme tällä tietosuojaselosteella antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä toiminnassamme.  Pyyntö tietojen tarkastuksesta osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle yllä olevilla yhteystiedoilla ja rekisteröidyn allekirjoituksella varustettuna kirjallisesti tai sähköisesti. 

 

12. TIEDON OIKAISEMINEN TAI POISTAMINEN  
Jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan ne. Jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta tai kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.  

Sinulla on tietyissä tilanteissa myös oikeus pyytää poistamaan tiedot kokonaan. (ks. Oikeuksistasi tarkemmin www.tietosuoja.fiPyyntöön tietojen poistosta rekisterinpitäjän täytyy vastata rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä, joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Pyyntö tietojen oikaisusta tai poistosta osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.  Sähköpostissa tulee olla varmenne/todennettava lähde lähettäjästä (allekirjoitettu .pdf tmv.) Vain omat tiedot voi pyytää poistettavaksi. 

 

13. AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO TAI PROFILOINTI 

KWilla Oy ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä. KWilla Oy toimisto ei tee asiakkaan profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella. 

 

14. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietonsa siirrettäväksi toiselle palveluntarjoajalle. 

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. 

Rekisteröidyn pyyntö, suostumuksen peruutus ja kielto osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle yllä olevilla yhteystiedoilla ja rekisteröidyn allekirjoituksella varustettuna kirjallisesti tai sähköisesti. 

Tietoja voidaan säilyttää kirjanpito- tai muusta pakottavasta lainsäädännöstä johtuen kyseisen lain säännösten mukaisesti myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen. 

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, vaatia tietojensa käsittelyn rajoittamisesta sekä tehdä valitus tietosuoja-asioiden valvontaviranomaiselle. Lisätiedot www.tietosuoja.fi 

 

15. REKISTERITIETOJEN SÄILYTTÄMINEN TAI POISTAMINEN 

Rekisterinpitäjä säilyttää muita rekisteröityjä henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin niiden säilyttäminen on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai niin kauan kuin työn luonne vaati, mutta maksimissaan 20 vuotta. Sisustussuunnittelussa vanhoihin tietoihin palaaminen on silloin tällöin mahdollista. Arkiston asianmukaisessa säilömisessä noudatetaan arkistointilain mukaisia määreitä. Vanhoihin suunnitelmiin sekä niiden henkilötietoihin ei kuitenkaan palata, ellei asiakkaan uusi yhteydenotto tätä vaadi. Henkilötiedot poistetaan rekisteristä aikamääreen päättymisen jälkeen ja hävitetään asianmukaisesti. 

 

16. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN 

 Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.